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Assessora de casamento: precisa ou não?

  • por Dell'Orso Buffet
  • dezembro 2016

Você sabe o que faz uma assessora de eventos e qual a importância do trabalho dela para ajudar no planejamento de todos os detalhes de um casamento? Confira o novo artigo da série #nocaminhodoaltar e descubra

Organizar um evento grandioso como um casamento não é uma tarefa fácil. São muitos detalhes que precisam de acompanhamento: diversos profissionais, prazos a cumprir, orçamentos. Atualmente, as noivas têm várias fontes de informações e referências na internet, revistas e redes sociais. Mas segue sendo difícil fazer tudo sozinha e ter segurança em relação ao que se está contratando. Afinal, os noivos não são obrigados a conhecer tudo sobre parte técnica (som e iluminação), decoração, harmonização de cardápio, normas de segurança, etc.

Por conta de tudo isso, um profissional que fique responsável pela organização geral do evento tem sido uma alternativa muito comum nos casamentos atuais.

“Hoje em dia ter um profissional para ajudar na organização de um casamento não é mais um luxo e sim uma necessidade. É um evento que envolve várias etapas e muitos profissionais para que tudo dê certo. O papel do assessor (ou organizador) é coordenar tudo e todas as etapas, fazendo a gestão do evento como um todo”, afirma Gi Millan, assessora de eventos e diretora do CAES – Clube de Assessores de eventos sociais.

Qual o papel deste profissional em cada fase? Veja:

No início do planejamento

Logo de cara, o assessor tem encontros com o casal para traçar o perfil do casamento e para dar “um norte” aos preparativos. Conhecer muito bem os noivos é fundamental para montar um evento que realmente combine com o estilo dos dois. O profissional vai indicar profissionais que se enquadram no perfil (estilo + orçamento) do casal, fornecedores que tenham qualidade, pontualidade, comprometimento e ao mesmo tempo estejam dentro do que nosso cliente pretende gastar. Além de dar uma orientação financeira realista, pois os noivos costumam não ter noção de quanto custa, na realidade, um casamento.

 Durante a organização do evento

Ajudar na negociação com os fornecedores e verificar os contratos para que todas as cláusulas importantes estejam inclusas. Fazer e administrar o cronograma para que todos os itens sejam resolvidos dentro do prazo certo. Cuidar do RSVP, fazer o contato entre os fornecedores (enviando a planta e o timeline da festa para todo mundo), porque nem todos os fornecedores não conversam entre si. Estar prontos para todos os imprevistos e elaborar sempre um “plano B” para ser executado em uma emergência.

 Checklist

Na semana do casamento, o assessor deve fazer um checklist com cada fornecedor, verificando se tudo sairá como planejado. Também é aconselhável ter uma reunião com os noivos para realizar um cronograma da cerimônia e da recepção e para confirmar os últimos detalhes.

 No dia

Acompanhar a montagem da festa. Certificar-se de que tudo chegou da forma como foi contratado, no prazo estipulado e de acordo com as normas de segurança. Garantir que todos os profissionais tenham boas condições para realizar seu trabalho. Além disso, cuidar do cerimonial na igreja, caso tenha cerimônia religiosa. Verificar se todos os fornecedores estão atentos ao timeline da festa e resolver eventuais problemas sem comunicar os noivos e familiares, se possível.

Depois do evento

Já deixar combinado quem sai em que momento, quem leva o que dos materiais, conferir as quebras de louça e o que acabou sendo inutilizado. Verificar pendências, como ver o que sobrou bebidas, buffet, etc. Encaminhar tudo que deve ser devolvido aos noivos e alinhar a desmontagem com os fornecedores e o espaço do evento. Para tudo isso é necessário uma equipe bem treinada.

Contratar ou não?

A resposta para essa pergunta deve ser encontrada após uma ampla análise de custos e a verificação do tempo que os noivos têm ou não para realizarem os preparativos sozinhos. Também é importante considerar a quantidade de convidados, pois quanto maior o evento, mais complicados se tornam os preparativos, sendo quase impossível organizar sem um profissional. Em casamentos para poucas pessoas e bem simples, às vezes só uma boa dose de organização é necessária. Mas no caso de uma festa para mais pessoas, planejar tudo pode se tornar um problema para os noivos e a fase que deveria ser divertida se torna um caos. Aí, com certeza, um profissional ajuda e muito!

Para saber se a assessoria tem profissionalismo, o mais indicado é pesquisar referências e opiniões (em sites, com ex-clientes, revistas e profissionais do meio). O ideal é contratar a assessoria desde o início, quando se define a data do casamento porque uma boa assessora contratada desde o princípio pode ser de importante justamente na gestão de um orçamento, aconselhando bons fornecedores com preços melhores e indicando no que realmente vale a pena investir. Mas se o orçamento está apertado, pode-se optar por contratar uma assessoria somente para o último mês ou para o dia do casamento.

Por Redação Dell’Orso


Tags: assessores casamento eventos festas noivas organização


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